小型的非营利性组织成立后税务和会计

posted Jul 16, 2013, 8:29 AM by John Ye

我现在谈一下小型的非营利性组织成立后税务和会计上的几个议题。

第一个问题是如何报联邦税的问题。非营利性组织的税表是990系列,根据组织的收入和资产情况,可以选用990‐n990‐ez或普通的990表。

通常如果组织收入在5万或5万以下的,用990‐n表,这个表是这个系列里最简单的一个表格。如果是一个刚刚成立不到一年的非盈利型织,收入少于75千就可以用990‐n,对于成立了3年以下的非营利性组织,平均每年的收入不超过6万,也可以用990‐n

990‐ez也就是常说的short form,是给收入大于5万又不到20万,资产在50万以下的非营利性组织使用的表格。

Form 990就是给收入大于20万,资产大于或者等于50万的非营利性组织用来报税的,表格应该说非常复杂。

非营利性组织的报税什么时候due? 它跟一般的公司和个人都不一样,它采用一个4个半月规则,就是说在会计年度结束之日起4个半月,如果你的公司采用calendar year,每年1231日会计年度结束,那税表的due date就是515日。值得注意的是990‐n 表不能延期

如何来file 这些税表?

990‐ez990可以paper file, 也可以E-file,E-file必须使用IRS授权的e‐filing service provider。990‐n只能e‐file,网上有个专门的网站提供免费的e‐file 990‐n。这个网站是由urban institute建立和维护的,这个组织本身也是一个非营利性组织,宗旨是向其他非营利性团体提供税务等方面的帮助。你提供一个email地址登陆这个网站,在线完成税表的填写和filing,非常方便,小的简单的非营利性组织甚至不需要会计师来替你们报税。

大家知道,非营利性组织3年内的税表必须向公众透露的。一般组织会放在自己的网站上;当别人索取的时候,你必须提供copy;象990-n可以在irs的网站上查询和下载到。如果你拒绝向公众提供税表,每个税表每拖一天就有20元的罚款,最多到1万。如果你没有file 税表,IRS会有罚款,你们组织在publication78上也搜索和查询不到,甚至会取消免税的状态。

每个非营利性组织都需要一个财务系统来精确的记录组织的收入和支出。IRS并没有要求使用特定的财务系统,我们现在常用的是quickbooks,小的简单的非营利性组织甚至可以用excel spreadsheet记账

为什么做财务记录,原因很直接明了:我们要报税,要做财务报表,可能要申请政府grant,监督预算的执行,有些组织还要计算public support占total support的比例,看看是不是还符合public support test等。而且我们要吸引捐款,必须要有透明的财务制度,显示出清晰的账目,才能让潜在捐赠者没有心里障碍,踊跃捐款。这些公司财务和文件记录有保存年限的要求,一般保留到税表上报或者due date之日后3年。有些东西需要永久保存,比如501 c3的determination letter,公司bylaw等Irs对那些文件记录需要保留是有规定的,这部分的规定,非营利性组织和营利性组织差别不大,对于收入部分,需要bank deposit slips 等,在expenses部分,要……Driving, Entertainment, Meal, Travel and Gift expensesIRS对这部分expense非常关注,营利性和非营利性组织一样,就是要full documentation,需要详尽的document来反映哪天花的钱,多少钱,做什么了,为什么做以及和business的关系这5个因素。如果这个Cost 少于$75, 就不需要receipts,但你还是需要一个记录或者说明这5个要素,但lodging 旅馆住宿费除外,这部分费用不管多少钱都需要full documentation;

另外,如果对Travel部分,如果才用的是per diem rate的方式来报销,只需要有时间,地点,business purpose of the trip等自己的记录就可以,不需要保存receipts。另外对Assets and Liabilities 也需要记录,这部分和profit基本一样.

接下来我就非营利性组织的2个比较特别的元素:义工捐赠的税和财务上的规定给大家做些介绍。

大部分非营利性组织都依靠volunteer,特别是smallnonprofitvolunteer比例是非常惊人的。大家可能会觉得volunteer我们不需要pay for their work ,所以不会有任何tax的问题。其实不对,volunteerPure volunteer,就是对他们的服务不收取任何费用,也不报销任何开销的,这部分Volunteers 在非营利性组织这头没有任何tax的问题需要处理;他自己需要在他的税表里Claiming itemizeddeduction。如果volunteer 如果要reimburse expense,这个时候nonprofit需要符合一些规定

首先,非营利性组织需要一个accountable plan,根据IRS的规定,accoutable plan第一就是你只报销out of pocket business expense

第二就是这个expense adquate documentation,并且是在reasonable 的时间里,通常在费用发生的60天之内;

第三,如果收到的钱超过实际支出,需要及时归还,一般在120天之内 .这个情形通常在volunteer使用公司预支的钱去做工作,然后预支部分超过了他实际的支出,这时候需要归还

如果nonprofit 没有pass irsAccountable Plans 这个规定,那所有给志愿者的所谓的报销,都要作为他们的收入,他们需要报税。志愿者的另一个问题,是证实这些expense的问题。这个刚才在讲到accounting record keeping的时候已经涉及,这部分nonprofit profit的规定是一样的。

通常来讲,只有对501c3组织的捐赠,才是tax deductible的,有些public charity按照其他条款建立的,即便也是一种慈善性质的享受免税的组织,但对这些组织的捐款就不属于tax deductible 范围,比如房主协会, 一些体育俱乐部、工会等。我们可以在IRS网上查询到所有qualified organization的名单,在irs publication 78里面列出来的有一种情形,就是你已经file了1023表格, 你的申请正pending, irs还在审核中,最后的determination letter还没有下来,这个时候你是不是可以接受捐款?答案是肯定的,你可以按照nonprofit来运行公司,包括接受捐款,但是必须向捐款人坦陈你的申请尚未获得批准。对捐款人讲,如果这个申请最后同意了,那她的捐赠还可以扣税,如果不批准,捐助最终是不能tax deductiblenonprofit不需要向国税局报告任何的捐助,不需要做任何tax filing,在这块nonprofit的主要责任就是出具书面证明。

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